آیا در ارسال فروشها در سامانه مؤدیان میتوان فهمید فروش با چه دستگاهی ارسال شده است؟
یکی از پرسشهای رایج حسابداران و مؤدیان این است که وقتی چند نفر یا چند سیستم به یک پرونده مالیاتی متصل هستند، آیا میتوان در سامانه مؤدیان متوجه شد هر صورتحساب فروش با کدام کامپیوتر، لپتاپ، موبایل یا دستگاه ارسال شده است؟
پاسخ کوتاه این است: از روی اطلاعات معمول صورتحساب و کارپوشه، معمولاً نمیتوان مشخص کرد که صورتحساب دقیقاً با کدام دستگاه فیزیکی ارسال شده است.
اما برای پاسخ دقیقتر، باید با چند مفهوم مهم آشنا شویم.
۱. صورتحساب الکترونیکی چگونه به سامانه مؤدیان ارسال میشود؟
صورتحساب الکترونیکی معمولاً از طریق یک نرمافزار حسابداری، سامانه واسط یا روشهای مورد تأیید سازمان امور مالیاتی به سامانه مؤدیان ارسال میشود.
در این فرایند، اطلاعات صورتحساب مانند:
مشخصات فروشنده و خریدار
تاریخ صدور
مبلغ صورتحساب
مالیات و عوارض ارزش افزوده
نوع و الگوی صورتحساب
شناسه کالا یا خدمت
شماره منحصر بهفرد مالیاتی
اطلاعات مربوط به حافظه مالیاتی
ثبت و به سامانه ارسال میشود.
بنابراین آنچه در سطح صورتحساب برای شناسایی و بررسی معامله اهمیت دارد، اطلاعات ثبتشده در صورتحساب و مشخصات حافظه مالیاتی و ارسالکننده است، نه نام یا مدل کامپیوتری که کاربر پشت آن نشسته است.
۲. آیا شماره منحصر بهفرد مالیاتی نشان میدهد فروش با چه دستگاهی ارسال شده؟
خیر.
شماره منحصر بهفرد مالیاتی برای شناسایی یک صورتحساب الکترونیکی ایجاد میشود و از روی آن نمیتوان بهصورت عادی نتیجه گرفت که صورتحساب با مثلاً «کامپیوتر شماره ۲» یا «لپتاپ حسابدار» ارسال شده است.
این شماره با اطلاعات مربوط به صورتحساب و فرایند صدور آن ارتباط دارد و نباید آن را با شناسه یک دستگاه فیزیکی اشتباه گرفت.
۳. پس اگر یک شرکت چند کامپیوتر داشته باشد چه؟
فرض کنید یک شرکت سه سیستم دارد:
سیستم اول: واحد فروش
سیستم دوم: واحد حسابداری
سیستم سوم: مدیریت
اگر هر سه سیستم از یک نرمافزار یا روش اتصال مجاز، با دسترسیهای مربوط به همان پرونده مالیاتی، برای ارسال صورتحساب استفاده کنند، صرف مشاهده صورتحساب در کارپوشه الزاماً به این معنی نیست که بتوان فهمید کدام سیستم فیزیکی آن را ارسال کرده است.
برای مشخص کردن اینکه کدام کاربر یا سیستم در شرکت یک صورتحساب را ثبت یا ارسال کرده، بهتر است از گزارشهای نرمافزار حسابداری، لاگهای سامانه یا شرکت ارائهدهنده خدمات، سطح دسترسی کاربران و سوابق فنی سیستم مورد استفاده کمک گرفت.
۴. تفاوت «حافظه مالیاتی» با «دستگاه»
یکی از اشتباهات رایج این است که حافظه مالیاتی را همان دستگاه ارسالکننده تصور کنیم.
در حالی که حافظه مالیاتی یک مفهوم فنی و مالیاتی در فرایند صدور و ثبت صورتحسابهای الکترونیکی است و صورتحسابها از طریق سازوکارهای تعریفشده به سامانه مؤدیان ارسال میشوند.
بنابراین وجود یک شناسه یا مشخصه مرتبط با حافظه مالیاتی به این معنا نیست که سازمان امور مالیاتی در نمای عادی کارپوشه، مدل کامپیوتر یا مشخصات فیزیکی دستگاه کاربر را بهعنوان بخشی از اطلاعات صورتحساب نمایش میدهد.
۵. آیا IP یا اطلاعات فنی میتواند مشخص کند فروش از کجا ارسال شده است؟
در سطح فنی، سامانهها ممکن است برای امنیت، ثبت رویدادها، کنترل دسترسی و بررسیهای فنی، اطلاعاتی مانند سوابق ارتباط و رویدادهای سیستمی را ثبت کنند.
اما این موضوع با اطلاعاتی که مؤدی در کارپوشه و جزئیات معمول صورتحساب مشاهده میکند متفاوت است.
بنابراین نباید صرفاً با دیدن یک صورتحساب در کارپوشه نتیجه گرفت که میتوان IP یا دستگاه فیزیکی ارسالکننده را از همان صفحه استخراج کرد.
اگر موضوع مربوط به یک اختلاف، تخلف احتمالی یا بررسی امنیتی باشد، بررسی سوابق فنی باید از مسیرهای رسمی و با توجه به سطح دسترسی و اطلاعات ثبتشده انجام شود.
۶. اگر چند نفر با یک حساب کار کنند چه؟
این موضوع از نظر کنترل داخلی اهمیت زیادی دارد.
فرض کنید سه حسابدار از یک دسترسی مشترک برای ارسال صورتحساب استفاده کنند. در چنین شرایطی، صرف مشاهده صورتحساب در کارپوشه ممکن است برای مشخص کردن اینکه کدام شخص آن را ارسال کرده کافی نباشد.
به همین دلیل بهتر است شرکتها:
برای کاربران، دسترسیهای مشخص و تفکیکشده داشته باشند.
از اشتراکگذاری رمز عبور خودداری کنند.
کاربران نرمافزار حسابداری را جداگانه تعریف کنند.
گزارشهای ثبت و ارسال صورتحساب را نگهداری کنند.
در صورت امکان، سوابق ورود و فعالیت کاربران را در نرمافزار بررسی کنند.
دسترسی کارکنان سابق را پس از قطع همکاری غیرفعال کنند.
این اقدامات در زمان بروز اختلاف یا اشتباه در ارسال صورتحساب، امکان پیگیری را بسیار بیشتر میکند.
۷. نتیجهگیری
بنابراین اگر سؤال این باشد که:
«آیا از روی یک فروش ثبتشده در سامانه مؤدیان میتوان فهمید این فروش دقیقاً با کدام کامپیوتر یا موبایل ارسال شده است؟»
پاسخ این است که اطلاعات معمول صورتحساب و کارپوشه بهطور مستقیم چنین اطلاعاتی را نشان نمیدهد.
برای تشخیص دقیقتر منشأ ارسال باید علاوه بر اطلاعات صورتحساب، در صورت وجود، سوابق فنی، گزارشهای نرمافزار حسابداری، اطلاعات شرکت معتمد یا واسط ارسالکننده و سایر لاگهای مربوط به فرایند ارسال بررسی شود.
در نتیجه، اگر یک مجموعه چند سیستم یا چند کاربر دارد، بهترین راه برای جلوگیری از ابهام، تفکیک کاربران و ثبت سوابق فعالیت هر کاربر در نرمافزار حسابداری و فرایند ارسال صورتحسابها است.
ASHESAB
