🔸 دفتر کل عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند.

🔸 این حسابها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد. البته طبق قانون تجارت ایران، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل، مجاز نیست.

🔸 متداولترین فرم حسابهای دفتر کل، در حقیقت همان فرم تی (T) است که برای آموزش و یادداشت استفاده  میشود.

🔸 اما دفتر کل رسمی و قانونی بصورت گزارشی است که از چند ستون تشکیل شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود:

۱) عنوان حساب: در بالای صفحات و یا کارتهای مربوط به هر حساب، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود.

۲) ستون تاریخ: در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل. این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود. تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه و یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد.

۳) ستون شرح: معمولا در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می شود. البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت ” به شرح دفتر روزنامه ” اکتفا می کنند.

۴) ستون عطف: در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می گردد.

۵) ستون مبلغ: در این فرم، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد.

۶) مانده: که پس از هر گردش حساب ثبت میشود. (این مورد نسبت به شکل T مزیت محسوب می‌شود.)

🔸 باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی می باشد.